Organizovanie Vašich vecí digitálne

Ponúkam niekoľko nápadov, ktoré ja osobne využívam pre moje papierové poznámky, vytlačené fotografie, hudbu, videá a aj to, ako ich skladujem a ako to všetko organizujem.

Papier
Vždy sa snažím vyhýbať sa zhromažďovaniu množstva papiera. Nielen kvôli ochrane stromov, ale aj kvôli tomu, aby som svoj stôI a život udržal bez papierov. Na týchto princípoch tu budeme budovať, ale tiež budeme diskutovať o tom, ako odstraňovať papiere, ktoré už máte.

Po prvé, musíte investovať do skenera a vyhradiť si niekoľko hodín na skenovanie všetkých vašich existujúcich prác na papieri a fotografií. Certifikáty, dôležité dokumenty, potvrdenia, noty, listy – čokoľvek, čo je na papieri a čo si musíte nechať.

Poznámky
Písanie poznámok do laptopu môže byť najjednoduchší spôsob ako vôbec nepoužívať papier, ale nie je to vždy možné. Ak si musíte poznámku zaznamenať na papier alebo ak uprednostňujete túto formu, potom máte možnosť skenovať vaše poznámky neskôr.

Skenovanie môže byť problémom, ak máte zápisník, ale zápisníky s odstrániteľnými alebo s vytrhnuteľnými stranami vedú k ľahkej ceste ako jednoducho pridať poznámky do vášho skenera.

Potvrdenia
Skenovanie potvrdení sa stáva zvlášť populárne kvôli úžitku, ktoré prinášajú, keď robíte daňové priznania. Potvrdenia sú tiež dôležité pri reklamácii, ak sa niečo pokazí a príležitostne, keď chcete predať vaše staré nákupy. Je veľmi ľahké stratiť ich, takže potvrdenia v digitálnej forme sú veľmi nápomocné.

Ak kvôli veľkosti potvrdení máte problém s ich skenovaním, jednou z možností je, že rozstrihnete potvrdenia na kusy, ktoré budú sedieť na štandard A4 papiera a zlepíte ich naň. To dá skeneru veľkosť, ktorú rozpozná.

Vizitky
Skenovanie vizitiek môže vychádzať z rovnakých otázok, s ktorými sme sa stretli pri potvrdeniach. Ak už máte veľkú zbierku vizitiek, pravdepodobne ste si všimli veľkosť a materiály, ktorými sa trocha líšia. Kvôli rôznym formám, ktoré niektoré vizitky majú, môžete podľa udalosti zistiť, že najlepší je na to fotoaparát – hoci aj v mobilnom telefóne.

Manuály
Skvelou vecou na digitalizovaní inštruktážnych manuálov je, že ich vlastne nemusíte robiť. Väčšinu manuálov si môžete stiahnuť zo stránky výrobcu produktu. Ak ich nemôžete nájsť podľa kódu výrobku, môžete mať šťastie pri hľadaní kódu vytlačeného v manuále. Mnoho návodov bude mať vpredu alebo vzadu natlačených mnoho čísel. Skúšajte medzi nimi a možno nájdete PDF, ktoré hľadáte.

Knihy
Skúšal som sa posunúť na internetové knihy (je to pre mňa jednoduchšie, lebo čítam v angličtine. Ale väčšina českých a slovenských prekladov vo forme internetovej knihy neexistuje), ale je to oblasť, v ktorej sa stále nemôžem posunúť z formy papierovej do formy digitálnej. Milujem knihy a tiež v mojej kancelárii a doma vyzerajú dobre.

Klasické fotografie
Klasické fotky v starom štýle na papieri by sa mali zoskenovať. Potom ich môžete dať do Picasa a očistiť, zaostriť alebo upraviť farbu.

Audio, Video
Stiahnite si iTunes alebo podobný bezplatný prehrávač a vložte si doňho všetky vaše DVD, CD, LP a kazety.

Audiové kazety sa vlastne digitalizujú veľmi jednoducho. Pretože väčšina kazetových prehrávačov obsahuje mini-jack stereo výstup a väčšina desktopových a laptopových počítačov má tiež mini-jack stereo vstup, môžete si kúpiť lacný mini-jack stereo kábel a prepojiť prístroje. Môžete použiť akýkoľvek software schopný nahrávať audio do vášho počítača, ktorý je spojený s kazetovým prehrávačom. Len stlačte play na prehrávači a nahrajte si audio do softwaru vášho výberu.

Digitalizovanie vašich gramofónových platní je podobný proces, ale budete si na to musieť kúpiť digitálnu točňu. Video a DVD by mali byť schopné sa preniesť do vášho počítača podobnou cestou ako CD.

Skladovanie a organizovanie
Ak ste prišli až potiaľto, hovorili sme o vytváraní ton súborov. S tisíckami nových dokumentov, obrázkov, piesní a videí, budete musieť naplánovať, ako udržať veci v poriadku. Napokon, bude to na vás, ale možnosti uskladnenia vám pomôžu nadiktovať, čo budete robiť s vašim novým digitalizovaným životom.

Zatiaľ čo audio & video budú pravdepodobne uskladnené okamžite do vášho počítača v prijateľnom formáte ako.mp3 pre audio a .mpeg4 pre video, pravdepodobne najlepšie je uskladniť dokumenty ako .PDF and fotky ako JPEG.

Miestne skladovanie
Najjednoduchšou metódou uskladnenia je kúpiť si veľkú externú pamäť a umiestniť súbory do jednoduchej súborovej štruktúry. Výhodou je jeho jednoduchosť. Nevýhodou však to, že nemáte žiadnu zálohu. Ak neplánujete uložiť svoje súbory online, nakoniec asi budete chcieť v prípade, že sa pokazí váš pevný disk, ak by vás vykradli alebo ak by ste vyhoreli. Takto nemusíte stratiť vaše dáta.

Online skladovanie
Ak sú to dokumenty, môžete ich ako PDF presunúť do „Google Docs“ a bezplatne ich tam uskladniť a ak sú to fotografie, môžete použiť bezplatný program Picasa alebo Flikr na organizovanie a online skladovanie.

Ako bonus, obidva PDF a JPEG môžete posielať ako email sami sebe a tiež zadarmo.

Obe bezplatné verzie „evernote“ & „dropbox“ zaisťujú, že máte tieto súbory PDF alebo JPEG vo vašom počítači a aj online. Ak chcete uložiť online vaše mp3s a videá, môžete sa pozrieť na platenú verziu „Dropbox“ na 50 alebo 100GB online uloženia.

Dúfam, že vám niektoré z týchto metód pomôžu zorganizovať vaše večne narastajúce digitálne obsahy. Máte aj iné nápady? Dajte nám o nich vedieť v komentároch…