Nezodpovedané emaily prekážajú vašej produktivite

Za náš nedostatok zručností v časovom riadení často obviňujeme preplnenú emailovú schránku. Avšak naše preplnené schránky môžu byť príčinou číslo jedna toho, že sme tak neproduktívni.

Ja som zvyčajne pomerne dobrý v tom, že svoju emailovú schránku udržiavam prázdnu, ale od Vianoc mi tam ležalo 8 emailov od „takmer priateľov“, ktorí mi želali „šťastné Vianoce“ a zaslúžili si peknú odpoveď. Dnes nastal čas, aby som na ne odpovedal a aby som cítil pocit radosti zo „žiadne odkazy“ a zo schránky, ktorá nevyzerá ako môj zoznam „urobiť“.

Ak ste neustále frustrovaní nedostatkom času na vysporiadanie sa so všetkými tými emailami, na ktoré mienite odpovedať, možno je čas zmeniť spôsob, akým pristupujete k vášmu pracovnému nasadeniu. Pred niekoľkými rokmi to vyzeralo v poriadku, keď som na deň alebo dva nechal jeden alebo dva emaily od priateľov alebo kolegov nezodpovedané. Dnes však denne prichádzame do kontaktu s príliš mnoho ľuďmi, a tak musíme urobiť tento prístup praktickým.

V dnešnej dobe sa často zbežne pozrieme na email a potom ho zaradíme do tých, na ktoré „skoro“ odpovieme. Často to zaberie len pár dní, kým sa schránka začne napĺňať a naozaj skoro sme zavalení mnohými emailami, na ktoré treba odpovedať a nemáme na to dostatok času. To je dosť na to, aby sa osoba cítila úplne neproduktívne a odtiaľ ide všetko dolu kopcom.

Čo jasne nevidíme je, že my sami ničíme našu reputáciu a tiež náš systém časového manažmentu, keď nedokážeme riadiť jednotlivé návyky. A zlý návyk, ktorý sa stane rituálom, môže strhnúť našu produktivitu dolu bez toho, že by sme to vedeli.

Odpoveďou je rozvinúť návyk odpovedať na každý email hneď, keď si ho prečítate, takže neostáva vo vašej hlave a nezaťažuje vám myseľ.

Nie je dôležité, aký systém si vyberiete, aby ste viedli vaše pracovné nasadenie, ale dôležité je, aby ste si zvykli uistiť sa, že nezaostávate. V predchádzajúcich článkoch som písal o dôležitosti „prázdnej schránky“, takže ak je vaša produktivita ničená príliš mnohými nezodpovedanými emailami, možno teraz je vhodný čas, aby ste s tým začali.

Aké sú vaše najlepšie typy na rýchlu odpoveď na emaily? Podeľte sa o ne s nami v komentároch.