Ako prestať kontrolovať Vaše e-maily večer a cez víkendy

Myslím, že to neviete, ale niekoľko medzinárodných firiem v Zurichu nedovolí svojim bankovým úradníkom kontrolovať e-maily viac ako dvakrát za deň. Príčina je jednoduchá: čím viac prechádzajú cez ich e-maily, tým viac sú nútení cítiť sa, že musia e-maily posielať. Ja osobne si myslím, že za každý poslaný e-mail dostanem späť 1.75 – 2 správ. Tento jav zdôrazňuje problém mnohých mlady-uspesny, ktorým musia čeliť: úsilie robiť viac len produkuje viac práce.

Päťdesiat e-mailových správ vzrastá na sto, čo vzrastie na dvesto atď. Verím, že existujú 2 veci, ktoré toto zastavia: kontrolujte svoje e-maily menej často (takže pošleme menej správ) a pošlite menej správ, keď prechádzate e-mailami (takže spustíme menej odpovedí).

Tu je niekoľko jednoduchých nápadov, ktoré môžu pre začiatok pomôcť eliminovať e-maily počas večerov a víkendov.

Berte ich ako krátky experiment a zistite, či fungujú alebo nie:

Kontrolujte e-maily v istom čase – a áno, nechajte, nech sa nahromadia bez toho, aby ste na ne odpovedali.

Naplánujte si kontrolovanie e-mailov a dodržujte to!

Takto si vydýchnete a získate pozornosť na dôležité úlohy, ktoré máte na zozname „urobiť“ namiesto toho, aby ste odpovedali na e-maily a skončili deň bez toho, aby ste mali čo ukázať.

Druhá možnosť zahŕňa pridávanie e-mailového harmonogramu k vášmu e-mailovému označeniu a skontrolovanie e-mailov okolo 10 alebo 11. Nikdy to nerobte ako prvú vec zrána, ak chcete stráviť cieľavedomý objem dňa (1/4 – 1/3 celkového dňa) pri dokončení aspoň jednej rozhodujúcej úlohy pred odpovedaním na e-maily.

Posielajte a čítajte e-maily v rozličnom čase.

Vypnite sa a odpovedajte na všetky e-maily tak, aby ste sa vyhli prerušovaniu e-mailu, ktorý práve píšete okamžitými odpoveďami na e-maily, ktoré ste práve poslali.

Neprechádzajte cez vaše e-maily večer alebo cez víkend, pretože je to skvelý spôsob ako pokaziť večer, dobrý nočný spánok alebo víkend, pretože vaše podvedomie bude myslieť na ten e-mail, hoci s tým do rána alebo cez víkend aj tak nemôžete nič urobiť.

Nepoužívajte inbox na pripomienky alebo na zoznam „urobiť“.

Toto je spojené s vyššie spomínaným bodom. Neoznačujte položky ako „nečítané“, nedávajte k nim hviezdičku, nenechajte ich v inboxe ako stálu pripomienku alebo požadovanú prácu. Toto len vytvára vizuálne rozptýlenie a vedie vás to znova a znova k prehodnocovaniu rovnakých bodov. Dajte si ich do kalendára (alebo Moleskine alebo do iného zhromažďujúceho systému) na ďalšie podrobnosti a archívujte si e-maily, aj keby tento kalendár úloh mal byť len „Odpovedať na 2/10 e-mailov od Oľgy“. Ja osobne sa pokúšam dostať sa v mojom inboxe na nulový počet e-mailov dovtedy, kým každý deň skončím prácu.

Určite si pravidlá na od e-mailov k telefónu.

Ja mám jednoduché pravidlo. Ak nejaké rozhodnutie vyžaduje viac ako štyri e-maily za sebou, niekto musí zodvihnúť telefón a vyriešiť problém.

Skôr ako začnete písať e-mail, opýtajte sa samých seba: „Aký problém sa snažím vyriešiť?“ alebo „Aký je môj ideálny výsledok?“

Nejasný účel, zvyčajne symptóm snahy byť skôr zaneprázdnený ako produktívny, len vyžaduje lepšie objasnenie náplne na ceste e-mailov. Objasnite si požadované výsledky alebo nestláčajte tlačidlo Poslať.

Naučte sa robiť návrhy namiesto kladenia otázok.

Prestaňte sa pýtať na návrhy alebo rozhodnutia a začnite ich navrhovať sami. Začnite malými vecami. Namiesto pýtania sa niekoho, kedy by sa radi stretli budúci týždeň, navrhnite ideálny čas pre vás alebo inú možnosť. Ak sa niekto opýta: „Kde by sme sa mohli najesť?“, „Aký film by sme si mohli pozrieť?“ , „Čo by sme dnes večer mohli robiť?“ alebo niečo podobné, nereagujte „Nuž, čo/kedy/kde chceš….?“. Ponúknite riešenie. Nenaťahujte sa hore a dolu a rozhodnite sa. Skúšajte to v oboch prostrediach – v osobnom i profesnom. Tu je niekoľko možností, ktoré pomôžu (moje obľúbené sú prvá a posledná):

• „Môžem dať návrh?“

• “ Navrhujem….“

• “ Rád by som navrhol…“

• “ Navrhujem, aby ….čo myslíš?“

• “ Skúsme …. a potom skúsime niečo ďalšie, ak toto nebude fungovať.“

Pamätajte: v e-mailoch sú malé veci veľkými vecami. Ak môžete zredukovať komunikáciu cez e-maily zo šiestich na tri, je to 50% redukcia objemu vo vašej schránke prijatých správ. Toto môže zmeniť vašu neustálu prácu a môžete opustiť svoju kanceláriu (fyzicky aj psychicky) o 17.00 hod.

Menej je naozaj……viac.