Urobte toho viac tým, že sa budete sústreďovať na menej.

Mladý – Úspešný čitateľ:

„Ako môžem urobiť všetky tie veci, o ktorých hovoríte, ak nemám na to dosť času? Dobre, možno mám čas, no neviem si ho dosť dobre rozplánovať. „

Vážený čitateľ,

Veľmi ľahko nás môže pohltiť obrovské množstvo úloh a povinností, ktoré máme v priebehu nasledujúcich dní alebo týždňov urobiť. Práve preto som vyskúšal rozplánovať si všetky svoje povinnosti počas nasledujúceho mesiaca do presne 30 hodín. Nie 30 projektov, ale 30 1-hodinových úloh. Tu je postup, ktorým by ste sa mali riadiť:

Krok 1: Uvedomte si, že vždy máte čas.

Ak by ste naozaj museli, dokázali by ste všetko stihnúť za tých niekoľko hodín. Odsunuli by ste všetko, čo nie je až natoľko dôležité a urobili by ste iba to, čo absolútne nevyhnutne urobiť musíte. Čo keby ste si všetku svoju prácu rozplánovali do 30 pracovných hodín počas nasledujúcich 30 dní? Ďalej si budete robiť svoju prácu, no iba týchto približne 30 hodín práce môže mať obrovský vplyv na Váš život a na Vaše podnikanie počas nasledujúcich 30 dní.

Krok 2: Napíšte si zoznam možných 1-hodinových úloh.

Niekoľko minút porozmýšľajte a na kúsok papiera sa pokúste napísať najdôležitejšie 1-hodinové úlohy počas nasledujúcich 30 dní. Potom ich počet zredukujte na 30.

Krok 3: Väčšie úlohy si rozdeľte na menšie.

Myslite reálne. Niektoré z Vašich úloh Vám zaberú pravdepodobne viac ako len 1 hodinu. V tomto prípade si ich rozložte. Napríklad: Napísať podnikateľský plán 1, Napísať podnikateľský plán 2.

Krok 4: Vyberte si z nich iba 30.

Vyberte si iba 30 úloh. Ak pochybujete o 30, vyberte si namiesto nich iba 15. Nevyberajte však viac ako 30. Na nikoho nechcete zapôsobiť. Ak váhate, znížte radšej počet týchto úloh. Ak sa neviete rozhodnúť medzi dvoma úlohami, vyberte si tú, ktorá má väčší význam pre Váš život alebo podnikanie.

Krok 5: Zabráňte prípadným problémom.

Plnenie úloh nikdy nie je bezproblémové – vždy sa môže vyskytnúť niečo, čo spôsobí, že všetko jednoducho nevyjde podľa plánu. Pokúste sa tieto veci predvídať a zabrániť prípadným problémom. Pre každý telefonát, ktorý máte urobiť, si napíšte konkrétne telefónne číslo.

Napríklad: Zavolať Petrovi Novákovi 09XX 777 111

Pravdepodobne máte aj také úlohy, ktoré zahŕňajú aj niekoho iného. Naplánujte si s ním spoločný čas už teraz. Nepíšte mu e-mail, v ktorom sa ho pýtate, kedy mu to vyhovuje. Vezmite telefón, zavolajte mu a dohodnite sa na konkrétnom termíne. Nestrácajte čas čakaním na jeho odpoveď.

Krok 6: Vytlačte si zoznam svojich úloh.

Ak si zoznam svojich úloh necháte v počítači, budete mať sklon prispôsobovať si ich. Tento zoznam považujte za nemenný. Ak sa Vám nepáči niečo, čo ste si pre tento mesiac vybrali, prečiarnite to a presuňte na nasledujúci mesiac. Ide o to, že ste limitovaný týmito 30 dňami, a preto musíte robiť iba to, čo je skutočne nevyhnutné. Ak si z tohto Vášho zoznamu Vaši kolegovia robia žarty, schovajte si ho do nejakej zložky s dokumentmi.

Krok 7: Začnite. Dajte si pauzu, ak je to potrebné.

Začnite čím skôr. Ak Vás tieto úlohy príliš pohltia, alebo ak sa budete cítiť preťažený, dajte si na jeden deň pauzu a potom sa k svojmu zoznamu opäť vráťte.

Krok 8: O 30 dní neskôr.

Ak je už Váš 30-dňový plán splnený, vráťte sa späť k zoznamu a zhodnoťte svoj postup.

Malá rada navyše

Zamyslite sa nad tým, ktoré zo svojich úloh budete pravdepodobne odkladať na neskôr, ignorovať ich, alebo sa im snažiť vyhnúť. Presne tieto úlohy urobte ako prvé. Bude to síce dosť nepríjemné, no nakoniec budete radi, že to najhoršie už máte za sebou. Tiež môžete toto cvičenie robiť spolu s nejakým svojím priateľom a každý týždeň si overiť, ako si svoje úlohy plníte.

Pomohlo Vám to? Prosím, napíšte mi, ako sa Vám počas tohto cvičenia darilo svoje úlohy plniť.

Prajem veľa úspechov,

Daniel Shaw