Organizovanie úspešných stretnutí

Väčšina stretnutí je neštruktúrovaná, neinšpiratívna a neproduktívna. Ale nemusí to tak byť.

Tu na www.mlady-uspesny.sk, mnoho našej práce zaberajú stretnutia a našim cieľom je uistiť sa, že náš tím má jasný strategický smer s činnými informáciami, čo spôsobuje, že sa cítime motivovaní a rešpektovaní. Tu je mojich 5 kľúčových bodov ako uskutočňovať úspešné stretnutia:

1. Pripravte si pevný program.
Odporúčam, aby sa program stretnutia určil vopred, čo naznačí, o čom chcú účastníci diskutovať a tiež je to najlepší spôsob využitia prideleného času. Program musí byť samozrejme flexibilný, ale pre mňa agendy pôsobia ako nástroje, ktoré prinútia jednotlivcov rozmýšľať nad tým, čo chcú na mítingu získať. To pomáha všetkým zúčastneným zamerať sa na to, čo sa naozaj pokúšajú dosiahnuť a ako najlepšie dosiahnuť cieľ.

2. Určte si zapisovateľa.
Znakmi mítingov Mlady-Uspesny je mnoho grafických informácií. Na jednom počítači sledujeme prezentáciu, niekto iný to zapisuje a niekto iný sleduje čas. Verím v zachycovanie oficiálnej série poznámok, takže nepresnosti a nedôslednosti sa hneď dajú odchytiť.

Tí, ktorí sa stretnutia nezúčastnia, dostanú kópiu poznámok. Keď sa ľudia snažia spomenúť si, aké rozhodnutia sa urobili, kam smeruje tím a aké akcie je potrebné urobiť, môžu si jednoducho prezrieť poznámky.

3. Majte mikro-mítingy.
Dal som si bokom značné bloky času, kedy sa zvyknem zamerať na osobitú tému alebo projekt. Napríklad, počas mojich týždenných stretnutí s Kamilom Križanom sme si vydelili 5 až 10 minútové segmenty alebo aj dlhšie. Záleží to od témy venovanej takým špecifickým odvetviam ako sú týždenné správy o tom ako stránka pôsobí, spustenie nového produktu a podobne.

Táto metóda ponúka dostatok flexibility na upravovanie programu tesne pred stretnutím, ak sa stane niečo nečakané. Tiež vštepuje disciplínu, ktorá udržuje stretnutia prísne zamerané. Rovnako sa snažím robiť to isté s členmi ďalších tímov, ktoré vyžadujú len 5 alebo 10 minút môjho času namiesto 30 minút, čo je najkratší diel môjho času, ktorý povoľuje môj google kalendár. Zasadením mikro-mítingov do väčšieho časového bloku dosiahnem viac.

4. Zbavte sa besedy, použite fakty.
Táto idea sa môže a mala by sa používať na stretnutiach organizácií, v ktorých sa ľudia cítia akoby šéfovia dávali zelenú nápadom predloženým osobou, ktorú má najradšej, ukazujúc zvýhodňovanie jednotlivcov namiesto nápadu.

Takýto postoj môže demoralizovať zamestnancov, preto sa svoje nápady snažím zakladať na informáciách, nie na osobných vzťahoch.

Nepoužívajte na stretnutiach frázu „Páči sa mi“ ako napríklad „Páči sa mi ako vyzerá brožúra.“ Namiesto toho, použite komentár ako napríklad „Experimentovanie na stránke ukazuje, že tento dizajn pôsobí o 10 % lepšie.“ Toto funguje zvlášť pre moju zubnú kliniku, pretože buduje spoločnosť poháňanú informáciami zo spätnej väzby zákazníkov a nie postojmi zo starej éry socializmu, ktorá prenikla do toľkých slovenských priemyselných odvetví.

5. Držte sa hodín.
Na to, aby ste pridali trocha tlaku na to, aby boli stretnutia správne zamerané, použite odpočítavač času, ktorý odpočítava minúty ostávajúce na jednotlivé stretnutie alebo tému. Dáva to zmysel, lebo pre nás veľkolepá štruktúra sa rodí za tvorivým chaosom. Časovač vytvára jemný tlak na to, aby stretnutia prebiehali v pláne.

Prosím, zapamätajte si, že tieto techniky mítingov fungujú dobre pre mňa. Môžu alebo nemusia byť vhodné pre Vaše miesto podnikania. Ale týchto päť kľúčových bodov vám môže dať nejaké nové nápady na to ako transformovať Vaše stretnutia z márnenia času na čas dobre strávený.

Ako robíte vaše stretnutia? Dajte nám vedieť v komentároch…