Osem spôsobov ako sa zbaviť dlhých radov vo vašom živote

Stresujú Vás vo vašom živote dlhé rady?

Naše životy sú preplnené radami, od e-mailových schránok cez Váš zoznam „urobiť“, vaša odkazová schránka a textové správy, cez rôzne schránky v spoločenskej sieti ako sú Facebook až po noviny (články v časopisoch a iné).

Pre mnoho ľudí je spracúvanie všetkých týchto dlhých radov stresujúce, nikdy nekončiace a zložité.

Pozrime sa teda na to, ako si veci zjednodušiť, ako sa zbaviť týchto dlhých radov a ako ich všetky bez stresu spracovať.

Dlhé rady, ktoré ovládajú naše životy

Tu je zoznam mojich najbežnejších radov v mojom živote. Píšem ich sem preto, že sú dosť typické pre veľa ľudí. Samozrejme, že váš osobný zoznam bude určite líšiť, ale toto je príklad:

• pracovné e-maily
• osobné e-maily
• listy od priateľov a rodiny
• okamžité odkazy (skype, pokec, facebook chat, googletalk)
• odkazy na facebooku
• sms správy
• zmeškané hovory
• odkazy od mojich zamestnancov na mojom stole
• úlohy v mojom „urobiť“ zozname
• časopisy, ktoré musím prečítať
• knihy, ktoré musím prečítať
• láskavosti, ktoré musím oplatiť
• účty, ktoré musím zaplatiť
• životné a pracovné štatistiky (týmto mám na mysli, že monitorujem svoje plnenia v práci a v živote, napríklad výdaje na živobytie a cieľové úspechy, a toto musím pravidelne posudzovať, aby som mohol robiť zmeny)
• veci, ktoré musím kúpiť

Aké sú Vaše dlhé rady? Môže byť užitočné urobiť si zoznam vašich vlastných radov, aby ste si mohli naplánovať stratégiu.

Niekoľko jednoduchých stratégií ako sa zbaviť dlhých radov

Takže teraz vieme, koľko radov máme. Ako sa ich teda zbaviť alebo aspoň ich udržať tak, aby sme ich zvládli? Tu sú moje obľúbené stratégie – nasledujúc za sebou tak ako ich aplikujem v mojom živote.

1. Zjednodušujte svoje rady

Jedným zo spôsobov ako to urobiť, je robiť to rutinne alebo ako „zvyk“ – ako napríklad raz za mesiac napísať list členom rodiny alebo v pondelok ráno si vykonať bankové povinnosti.

2. Kombinovať vaše rady

Ak je to možné, skúste sa zaoberať viacerými radami v rovnakom čase. Napríklad, všetky moje e-maily idú do jednej schránky (používam na to gmail offline), takže so všetkými sa môžem zaoberať naraz a nie kontrolovať 8 rôznych systémov. Alebo jednoducho nejdem každý deň do obchodu, aby som si kúpil jedlo, ale poznamenám si všetko, čo potrebujem a idem do obchodu iba raz za týždeň.

3. Zabite Vaše rady

Ak zistíte, že dlhý rad  neprináša žiadne zmysluplné výsledky do vášho života a len márni Váš čas, jednoducho ho vymažte. Napríklad, pred 18 rokmi som prestal pozerať moje obľúbené televízne programy a nikdy som to neoľutoval. Tiež som prestal denne čítať noviny a pozerať správy (ak je niečo dostatočne šokujúce, vypočujem si aj tak od svojich priateľov). Pred niekoľkými rokmi som tiež úspešne vymazal zo svojho života niekoľko  e-mailových schránok, myspace, ďalší mobilný telefón a skype.

4. Použite technológiu

Banky a spoločnosti, ktoré predávajú lístky (letecké spoločnosti, autobusy, divadlá a pod.) vynašli spôsob ako sa vyhnúť masívnym radom: nechali ľudí, aby si prostredníctvom technológie poslúžili sami. Takže namiesto vyčkávania v rade, môžete použiť internet alebo iný prístroj.

Takže ako to použiť, aby ste vymazali svoje dlhé rady? Zistite, aké typy prosieb k vám neustále prichádzajú – prostredníctvom práce alebo hoci aj vo vašom osobnom živote, online, atď. – a skúste nájsť spôsoby ako by ste dovolili ľuďom, aby sa obslúžili sami. Napríklad, pýtajú sa Vás ľudia stále na nejaké informácie? Pošlite informácie online. Potrebujú na všetko vaše schválenie? Spíšte zoznam kritérií a dovoľte im, aby si schválili veci sami pre seba, ak spĺňajú kritériá. Skúste, či môžete niektoré procesy zautomatizovať. Odstráňte sami seba z istých vecí a Vaše dlhé rady sa značne skrátia.

5. Vyhoďte rad.

Kedykoľvek dostanem bulltain alebo iné obrovské množstvo e-mailov od spoločností, automaticky idem na spodok a kliknem na link „nepredplatené“. Zaberie to o niekoľko sekún viac ako len stláčať „vymazať“, ale v dlhodobejšom čase to ušetrí oveľa viac času. Ohromne neznášam, keď sa moja schránka plní poznámkami a bulltainami a reklamami od spoločností – ako ma to oberá o čas, kým ich všetky vymažem. Tak som zastavil ich zdroj, takže mi ich viac neposielajú. Ak nie je jednoduchý spôsob ako ich nepodporovať, zmačknem gombík „spam“.

6. Vyberajte najdôležitejšie.

Rad nie je zvyčajne zatriedený podľa priorít, takže keď si napíšete zoznam „urobiť“, máte veci zatriedené v poradí v čase, kedy ste ich zapísali.  Vaša schránka (a väčšina ďalších radov) má väčšinu posledných úloh v popredí. Ale to znamená, že sa budete musieť pustiť do všetkého, čo môže byť zdrvujúce (a môže to byť premárnený čas)  alebo to znamená, že budete musieť neustále prehľadávať celý rad, aby ste vybrali najdôležitejšie veci. Namiesto toho si nájdite spôsob ako vybrať to, čo je najdôležitejšie a sústrediť sa len na to. V e-mailoch môžete zvýrazniť všetko vo svojej schránke okrem piatich najdôležitejších e-mailov a všetko presunúť (okrem dôležitých) do súboru „prečítať“, aby ste sa na nich pozreli neskôr. Potom sa zaoberajte iba tými 5. najdôležitejšími e-mailami, kým vaša schránka nebude čistá. Podobne, v mojom zozname „urobiť“ označím hviezdičkou 3 najdôležitejšie úlohy a potom sa zameriavam iba na tie.

7. Vymažte položky vo svojom rade

Keď už raz vyberiete najdôležitejšie položky, pozrite sa, či ostatné môžete odstrániť alebo aspoň ich presuňte niekde, kde sa nimi budete zaoberať neskôr. Už som spomenul ako to môžete urobiť so svojou e-mailovou schránkou. Vymažte veci, ku ktorým sa pravdepodobne nikdy nedostanete, ktoré ste z hrôzou robili a absolútne ste ich nepotrebovali alebo ktoré sú zbytočné. Niekedy môže byť vymazanie kopy nezmyslov oslobodením.

8. Pustite sa do toho, aby ste sa dostali na koniec radu

Veľa stresu, ktorý pochádza z riadenia dlhých radov má základ v potrebe, ktorú máme: chceme spracovať všetky položky v rade a vyprázdniť ho. Ale podstata radov je tá, že nikdy nekončia. Môžete dosiahnuť, že vaša e-mailová schránka je prázdna (a odporúčam to, lebo je to hlboko upokojujúce), ale skoro prídu nové e-maily. Nestresujte sa preto! Len tento fakt v živote akceptujte. Rovnako je to so zoznamom „urobiť“: nepokúšajte sa čítať všetko. Radujte sa z toho, že máte pekný zoznam vecí na čítanie. Ak by sa tento rad vyprázdnil, čo by ste robili, keby ste sa nudili? Ak akceptujeme tento fakt, nikdy sa nedostaneme na koniec nášho zoznamu „urobiť“ a to je v poriadku. Nemusíme sa stresovať kvôli našim dlhým radom. Len ich elegantne riaďme a spracuvávajme ich postupne ako prichádzajú.

Bonus: Tu ponúkam moje spôsoby ako riadim rady, ktoré som spomenul v úvode:

Pracovné e-maily

Svoje pracovné e-maily prechádzam raz alebo dvakrát denne, zvyčajne v strede dopoludnia alebo neskôr popoludní. Všetkych e-mailov sa „dotýkam“ iba raz. Tým mám na mysli, že zvyčajne nemusím čítať e-mail znova, pretože väčšinu z nich mažem, presúvam svojej asistentke, odpovedám na tie, ktoré potrebujú odpoveď len 1 – 3 vetami a archivujem všetko, čo je potrebné.

Osobné e-maily

Na osobné e-maily odpovedám raz do dňa rovnakým spôsobom ako na pracovné e-maily

Okamžité odkazy

Nerád sa nechávam vyrušovať inými, ktorí zneužívajú môj čas, preto zriedkavo využívam tieto metódy a nechávam ich vypnuté. Ak je to dôležité, zavolajú mi.

Listy od priateľov a rodiny

Raz mesačne si zadelím niekoľko hodín, aby som sa skontaktoval so svojimi blízkymi priateľmi a rodinou. Robím to písaním sumára celého mesiaca v sekcii poznámok na facebooku spolu s niekoľkými fotografiami a potom ich posielam e-mailom spolu s linkom k tomuto sumáru a osobnými poznámkami mojim priateľom a rodine. Pre tých, ktorí nepoužívajú internet to vytlačím a pošlem poštou s pohľadnicou s priateľským odkazom.

Ak myslím na priateľa alebo člena rodiny, o ktorom som dlhší čas nepočul, zapíšem si ich na svoj zoznam „urobiť“ a pošlem im podobný odkaz.

Odkazy na facebooku

Zaoberám sa nimi raz do týždňa, zvyčajne v piatok rovnakým spôsobom ako si počínam s pracovnými e-mailami

Sms správy

Nechávam ich na náhodnú odpoveď, zvyčajne keď čakám v rade na lístok na vlak, čakám na električku alebo na letisku

Zmeškané telefónne hovory

Nechám ich tak. Daná osoba mi zvyčajne zavolá späť.

Poznámky od mojich zamestnancov na mojom stole

Zaoberám sa nimi skoro popoludní, hneď po obede, keď sa cítim trocha lenivý

Položky v mojom zozname „urobiť“

Môj zoznam „urobiť“ si čítam každý večer a ráno, aby som si bol istý, že urobím každý deň môjho života aspoň niečo, čo vedie k mojim cieľom.

Časopisy, ktoré musím prečítať

Nechávam si ich na krátke cesty ako je cesta električkou, taxíkom alebo pri čakaní na priateľov v reštaurácii.

Knihy, ktoré musím prečítať

Nechávam si ich na dlhšie cesty (robím veľa dlhých tratí)

Láskavosti, ktoré musím vrátiť

Tieto mám zaznamenané na špeciálnom zozname „urobiť“ a zaobchádzam s nimi s rovnakým rešpektom ako s mojimi vlastnými cieľmi. Urobiť každý deň niekoho šťastným je skvelý spôsob ako si viac ceniť život.

Účty, ktoré musím platiť

Všetky moje účty sú automaticky hradené z banky alebo ich vyplatím v pondelok ráno cez internet banking

Životné a pracovné štatistiky

Toto robím na konci každého týždňa a mesiaca počas osobného času na úvahu, zvyčajne cez víkend alebo počas voľného večera

Veci, ktoré musím kúpiť

Keď si uvedomím, že niečo musím kúpiť, všetko si zapisujem na môj zoznam „urobiť“ a raz za týždeň idem na nákup. Nie každý deň.

Aké sú vaše stratégie pri riadení vašich dlhých radov v živote? Podeľte sa s nimi v komentároch!

Článok napísal Daniel Shaw