Štyri nápady ako robiť prezentácie

Keď uvažujeme nad prezentáciami, častejšie myslíme nie na imidž, ale na osobu, ktorá stojí a rozpráva skupine.

Moja skúsenosť: Najbežnejším typom rozprávania a prezentovania v podnikaní sa odohráva v miestnosti za stretávacím stolom. V podstate, toto ponúka šancu na väčšiu dôvernosť a „prezentátora“ zbavuje nátlaku byť „centrom javiska“. (Ja osobne to mám rád, pretože to okamžite vytvára dynamiku „sme v tom spoločne“, namiesto „Takže, presvečte nás, že…“

Je niekoľko nepísaných a nevyslovených pravidiel, ktoré vám dobre poslúžia v týchto situáciách. Tu je niekoľko z nich, ktoré som zozbieral počas rokov rozprávaním pred stovkami spoločností, škôl a univerzít v Európe. Mnoho som sa musel naučiť, pretože som ich najprv nerobil.

Ako si zorganizovať miestnosť

1. Príprava sedenia. Toto môže byť veľký rozhodnutím. Rôzna organizácia má rôzne systémy, ale verte mi: vždy existuje protokol moci.

Počkajte na svojho hostiteľa, aby vám dal inštrukcie alebo (vhodnejšie) opýtajte sa vopred. Niektoré organizácie majú veľmi čisto definovanú hierarchiu. Pracoval som v jednej spoločnosti, ktorej šéf vždy sedel na čele stola. Pre niektorých vodcov, sedenie v čele stola je na to, aby mohol všetkých vidieť a počuť. Bohužiaľ pre väčšinu vodcov je to len o tom, aby sedeli v čele. Hoci to nie je o moci, je to ekvivalent „sedenia na stoličkách starých dám na nedeľnej omši“

2. Pripravte sa. Povedzte, že  používate vizuálnu prezentáciu, napríklad: projektor, plátno a notebook.

Nepoznám vaše skúsenosti, ale stále zápasím s faktom, že konferenčné miestnosti na Slovensku sú stále navrhované ako dlhé chudé miesta so stolami obkolesenými stoličkami obkolesenými ďalším malým priestorom – napriek tomu, že na mítingoch už niekoľko rokov používame vizuálnu prezentáciu.

Prídite pol hodinu skôr, aby ste precítili atmosféru miestnosti a:

a). Umiestnite plátno a projektor (ak je to možné) tak, aby  každý videl na vizuálnu prezentáciu a tak, aby projektor neblokoval plátno, ak je na stole.

b). Ak sa neviete rozhodnúť, kde budete stáť, posaďte sa na stoličku a precíťte, kde bude najlepšie miesto na vedenie vášho príhovoru.

3. Poznajte svoje publikum. Som si istý, že ste to počuli už miliónkrát. Môžem vám niečo povedať?

Vďaka za dovolenie….

Nevojdem do situácie hovorenia bez toho, aby som hovoril priamo ku typickej vzorke účastníkov skôr, než sa tam dostanem. Ak sa tam nachádza 12 ľudí, najprv aspoň štyrom zavolám. Predstavím sa, poviem, prečo som bol pozvaný a potom sa ich opýtam, čo by sa chceli dozvedieť a ako sa ich daná téma týka. Výsledok?

– Získam zmysel ich záujmov, nezáujmov, motivačných bodov, zistím ako štylizovať diskusiu a kto je skutočným vodcom v miestnosti.

– Štyria ľudia počuli môj hlas, ja som počul ich hlasy a vchádzam do miestnosti s tým, že som nadviazal vzťah s tretinou skupiny. V prípade „zvlášť dôležitých“ stretnutí by som zavolal všetkým dvanástim. Hoci by sme boli v spojení len cez Skype, vedia, že som sa snažil a počuli o mne.

Budete ohromený tým, čo ste sa naučili, ako oveľa pohodlnejšie a pripravenejšie sa budete cítiť a ako si to budú všetci vážiť. Koľko ľudí vám zavolalo pred prezentáciou, aby sa vás opýtali na vaše názory na tému?

4. Po každom bode si dajte chvíľkovú diskusiu.

Ak ste tam, niečo predávate – hoci je to priblíženie toho ako účinnejšie manažovať váš čas. Po každom kľúčovom bode zastavte a opýtajte sa: „Skôr než pôjdeme ďalej, aké otázky máte na ……….?“ Potom buďte ticho a potichu počítajte do desať. Ak nikto nič nepovie, pýtajte si od každého verbálny súhlas. Ticho neznamená súhlas. To znamená, že vy neviete o čo ide, ale poslucháči vedia. To nie je dobré.

Prečo to robiť po každom bode? Pretože ak pokračujete sami až do konca – a polovica skupiny stále ticho premýšľa o bode 1 – hovorili ste sami pre seba.

Pomôžte sebe tým, že vám oni pomáhajú.

Teraz choďte a urobte niekoľko telefonátov skôr než pôjdete na svoju ďalšiu prezentáciu.

Máte nejaké nápady ako pomôcť našim čitateľom zorganizovať lepšiu prezentáciu? Dajte im vedieť v komentároch…

Článok napísal Daniel Shaw